Vom Papierklotz zum Online-Postfach
Kontoauszüge geben einen Überblick über die Bewegungen auf dem Girokonto und dienen als Nachweis für geleistete Zahlungen. Doch wie lange muss man sie überhaupt aufheben – und was ist heute die praktischste Art der Aufbewahrung?
Noch bis vor ein paar Jahren sah ein Kontoauszug immer so aus: Ein Blatt Papier im DIN-lang-Format, auf das in der Regel höchstens drei bis vier Buchungen gepasst haben. Bei einem ganz normal genutzten Girokonto sind auf diese Weise Monat für Monat locker sechs, acht oder noch mehr Blätter im schmalen Format zusammengekommen. Ordentlich mit Hilfe von Heftstreifen oder in speziellen Kontoauszug-Ordnern abgelegt wuchs der Blätterstapel im Laufe der Zeit zur Gestalt eines Backsteins aus Papier an. Solche „Bauklötze“ waren aber weder schön noch praktisch zu verstauen.
Inzwischen gibt es bessere Möglichkeiten, Kontoauszüge aufzubewahren, als Papierklötze wachsen zu lassen. Doch wie lange muss man seine Kontoauszüge als Privatperson eigentlich aufheben?
Mit vier Jahren ist man als Normalverdienender auf der sicheren Seite
Privatpersonen sind in der Regel gesetzlich nicht verpflichtet, Kontoauszüge überhaupt aufzubewahren. Dennoch ist es ratsam, dies einige Jahre lang zu tun. Ein guter Anhaltspunkt für die Dauer ist die Verjährungsfrist von drei Jahren, die für die meisten Alltagsgeschäfte gilt. Dabei ist es unerheblich, ob Sie die Auszüge in ausgedruckter Form oder digital ablegen. Hauptsache, Sie können im Zweifelsfall beweisen, dass ein bestimmter Betrag abgebucht wurde und die Forderung somit erledigt ist. Auf der sicheren Seite ist man also, wenn man die Auszüge vier Jahre lang verwahrt.
Eine gesetzliche Ausnahme bilden Privatpersonen mit Einkünften von mehr als 500.000 Euro im Jahr. Sie müssen eine besondere Aufbewahrungsfrist für Kontoauszüge von sechs Jahren einhalten. Dies hat steuerliche Hintergründe.
Für Unternehmer wiederum gelten noch strengere Regeln. Sie sind zur Buchhaltung verpflichtet und müssen die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Unterlagen von zehn Jahren beachten.
Welche Möglichkeiten haben Bankkunden heute, Kontoinformationen zu erhalten und aufzubewahren?
Kontoauszüge: 3 Formen
- 1. DIN-lang-Ausdrucke in der Bankfiliale
Die klassische Form des Kontoauszugs – wie man ihn am Serviceautomaten bzw. Auszugsdrucker in den Bankfilialen bekommt – ist ein Auslaufmodell. Das liegt nicht nur daran, dass das DIN-lang-Papier-Format nicht gerade praktisch für die Aufbewahrung ist. Bei einigen Banken, darunter die TARGOBANK, handelt es sich bei diesen Ausdrucken nicht um Belege im rechtlichen Sinne, sondern um reine Umsatzinformationen. Sie dienen lediglich der Kundeninformation und sind nicht dafür gedacht, über bestimmte Zeiträume hinweg lückenlos Umsatzinformationen zu liefern.
- 2. Auszüge per Post
Rechtsverbindlich und leichter zu archivieren sind die Kontoauszüge, die Banken ihren Kunden per Post zusenden, denn sie sind heute in aller Regel im DIN A4-Format, das perfekt in normale Ordner passt. Die Auszüge werden meist vierteljährlich erstellt. Einen zusätzlichen, besonders kundenfreundlichen Service bietet die TARGOBANK mit der Zusendung des monatlichen Finanzstatus, der nicht nur übers Girokonto informiert, sondern zum Beispiel auch über Betrag, Laufzeit und Zinssatz von Festgeldern, Salden und Zinssätzen von Sparbüchern sowie Details zu Wertpapieren. Hierfür wird eine Gebühr – 2,68 Euro pro Monat – erhoben. Interessant sind Papierausdrucke für Kunden, die ihre Unterlagen in Ordnern und nicht nur digital ablegen und gern in ihren Unterlagen blättern möchten.
- 3. Online-Postfach
So praktisch wie das Online-Banking selbst ist es auch, Kontoauszüge elektronisch zu verwalten. Die meisten Banken bieten ihren Kunden den Service eines Online-Postfachs an, darunter selbstverständlich auch die TARGOBANK. Die Kontoauszüge werden monatlich (als Finanzstatus) oder vierteljährlich als Quartalsauszug und ohne weitere Kosten als PDF-Dateien für den Kunden ins Online-Postfach eingestellt. Die PDF-Dateien im DIN A4-Format können dann auf der Festplatte des eigenen PC gespeichert und nach Belieben ausgedruckt und abgeheftet werden – so behält man auch „offline“ stets den Überblick. Allgemein ratsam fürs Online-Banking sind eine aktuelle Virensoftware und eine Firewall. Mit einem geschützten PC können Sie auch ohne Bedenken Ihre Kontoauszüge archivieren.
Vernichten und Entsorgen
Von Kontoauszügen, die mindestens vier Jahre alt sind, können Sie sich – vorbehaltlich oben Gesagtem – trennen. Dabei sollten Sie die Auszüge möglichst in einem Aktenvernichter „schreddern“, damit niemand Ihre Kontodaten missbräuchlich nutzen kann! Auf keinen Fall gehören unzerrissene Kontoauszüge in den Papiermüll.
Und wenn’s mal schnell gehen muss…
Eine weitere Möglichkeit, auf dem Laufenden zu bleiben, ist die kostenlose Kontenstandinfo per SMS, wie sie inzwischen viele Banken anbieten. Die TARGOBANK war übrigens eine der ersten Banken in Deutschland, die diesen Service eingeführt hat.
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