Unsere neue Arbeitswelt

Eine moderne Arbeitsumgebung zu schaffen, in der sich die Mitarbeitenden wohlfühlen, und den Arbeitsort flexibel gestalten, angepasst an die jeweiligen Bedürfnisse in den Teams – das ist Kern des Projektes „Neue Arbeitswelt“. Im Interview mit der voilà geben Sebastian Urra, Projektleiter „Neue Arbeitswelt“ in der Hauptverwaltung und mitverantwortlich für den Umbau der HV, und Daniel Gärtner, Projektmanager in Projekte und Livesysteme, mitverantwortlich für den Umbau in der TDG, einen Überblick über den aktuellen Projektstatus.

Bevor wir über den aktuellen Stand der Renovierungsarbeiten sprechen, könnt ihr bitte noch einmal darlegen, warum wir diese Projekte gestartet haben?

Daniel: In Duisburg haben wir bereits 2019 mit dem Umbau der ersten 4 Etagen begonnen. Mittlerweile erstrahlen nach einer Corona-Pause bereits sechs Etagen im neuen Design. Wir haben erkannt, dass wir morgen nicht mehr so arbeiten können, wie wir es in der Vergangenheit gemacht haben, wenn wir schneller auf Marktveränderungen reagieren wollen. Bewerber*innen haben heute andere Anforderungen an einen Arbeitsplatz und auch für die bestehende Belegschaft war es Zeit für eine Modernisierung.

Sebastian: Dann kam die Corona-Pandemie, die – bei allem Übel – zu einer deutlich höheren Akzeptanz für das Arbeiten im Remote Umfeld geführt hat. Und sicher war der Fakt, dass die letzten großen Investitionen in die Standorte Kasernenstraße (HV) und Harry-Epstein-Platz (TDG) mehrere Jahrzehnte zurückliegen, auch hilfreich. Als Wirtschaftsunternehmen spielen ökonomische Aspekte wie die Reduzierung der laufenden Kosten, aber zunehmend auch die ökologischen wie ein geringerer Strom- und Wasserverbrauch eine entscheidende Rolle.

Außerdem sollte an dieser Stelle bedacht werden, dass wir nicht nur von reinen Renovierungsarbeiten sprechen – sprich, alte Möbel raus, neue Farbe, neue Möbel rein – sondern wir hiermit auch eine Veränderung in der Form unserer Zusammenarbeit anstoßen.

Das ist ein wichtiger Punkt, was können wir uns darunter vorstellen?

Sebastian: Eine wesentliche Veränderung in der Hauptverwaltung ist die Auflösung der Bindung von Schreibtischarbeitsplatz an Mitarbeitende, so wie es in der TDG bereits auf den umgebauten Etagen gelebt wird. Wir werden die Anzahl der Arbeitsplätze im Verhältnis zur Anzahl an Mitarbeitenden am Standort zugunsten von neuen Flächenkonzepten, den Gemeinschaftsflächen, reduzieren und vor allem einheitlich ausstatten. So kann am Ende jeder Arbeitsplatz von allen Kolleg*innen gleichermaßen genutzt werden.

Überhaupt sind wir davon überzeugt, dass wir schon jetzt nicht mehr acht Stunden am Stück, oder andersherum formuliert, nicht mehr alle unsere Aufgaben am gleichen Platz erfüllen werden. Den einen Platz, der allen Anforderungen gerecht wird, gibt es kaum noch. Wir müssen alle mal in Ruhe arbeiten oder ein Gespräch zu zweit führen, zu einem anderen Tageszeitpunkt dagegen im Kreativmeeting zusammenkommen oder uns hybrid über verschiedene Bereiche hinweg treffen. Dies versuchen wir im Raumkonzept abzubilden, um mehr Fläche zu schaffen, die den unterschiedlichen Anforderungen gerecht wird.

Mit dem Umzug der Kolleg*innen von der Fritz-Vomfelde-Straße (Leasing) an den Standort Kasernenstraße schaffen wir auch gleichzeitig die Möglichkeit, sich schneller und einfacher miteinander vor Ort auszutauschen.

Daniel: Die neue Arbeitswelt bietet zudem die Chance auf einen intensiveren Austausch der Kolleg*innen untereinander und soll somit auch zu mehr Transparenz und Verständnis führen. Hier reduzieren wir auf der einen Seite Barrieren, wie Einzelbüros, ermöglichen mit der Einrichtung von Rückzugsorten in den Gemeinschaftsflächen aber auch die Chance für den vertraulichen Austausch.

Könnt ihr die Vorteile für die Mitarbeitenden noch einmal zusammenfassen?

Sebastian: Gemeinsam gestalten wir ein attraktives und zeitgemäßes Arbeitsumfeld, indem wir unsere Unternehmenskultur erlebbar machen und Begegnungsflächen schaffen.
Dies ermöglichen wir durch die Einrichtung von verschiedenen Modulen:

• So tauschen wir uns z.B. im „Think Tank“ mit wenigen Personen vor Ort aus und können die Kolleg*innen im Remote Umfeld oder an anderen Standorten einfach via Videofunktion dazu holen. Natürlich gibt es auch Module für größere Gruppen.
• Flächendeckendes WLAN ermöglicht den Netzwerkzugang an jedem Ort und unterstützt somit ein flexibles Arbeiten auch abseits der Schreibtischarbeitsplätze in den sogenannten „Fokusplätzen“.
  Und wenn wir mal gemeinsam z. B. einen Prozess entwickeln müssen, stehen uns im Modul „Teamraum“ große Whiteboards und ein Touchscreen-Monitor für die hybride Kooperation zur Verfügung.

Somit schaffen wir zusammen einen Ort, in dem kreative Zusammenarbeit, wie auch ein konzentriertes Arbeiten miteinander vereinbar ist.

Ihr habt eure Konzepte erwähnt, wie sind diese eigentlich entstanden?

Daniel: Zunächst hatte man sich im Management für einen Umbau entschieden und Ideen, Wünsche und Anforderungen diskutiert. Sehr schnell wurde dann aber erkannt, den eigentlichen Nutzern der Etagen die Gestaltung zu überlassen ist die beste Möglichkeit, die richtigen Dinge für die Mitarbeitenden zu tun. Deshalb wurden für die Etagen grobe, allgemeingültige Strukturen beschlossen, die den Etagen einen Rahmen geben, welche Arbeitsorte aber gewählt wurden, Designfragen und Rückzugsmöglichkeiten oblagen den jeweiligen Teams aus den umzubauenden Etagen. Natürlich lernen wir kontinuierlich dazu und lassen unsere Erfahrungen mit dem Umbau einer Etage bei der nächsten mit einfließen. Für die Neugestaltung der ersten Etage haben wir einen TDG-weiten Aufruf zur aktiven Mitarbeit gestartet und hatten eine wunderbare Resonanz darauf. Seitdem kümmert sich ein Team von ca. 15 Kolleg*innen um die Ideen und deren Umsetzung. Statusberichte, Feedback und Abstimmungen finden auf Managementebene aber auch auf Mitarbeiterebene im OPS Talk oder über COM.UNITY statt.

Sebastian: Ganz klar, ebenfalls im Team. In Düsseldorf hatten wir den Vorteil, dass die #onecampus-Initiative der Kolleg*innen in Duisburg bereits einen Vorsprung und erste Erfahrungen gesammelt hatte. Da lag es nahe, sich eng auszutauschen. Ein wesentlicher Faktor hierbei ist sicher auch das Know-how, das die Kolleg*innen von TRS in die Projekte einbringen. Und dann haben wir noch Mitarbeitende aus den unterschiedlichsten Einheiten eingebunden, bevor wir das Konzept mit den Botschafter*innen aus den einzelnen Ressorts finalisiert haben.

Und auch wenn wir uns in Düsseldorf und Duisburg im Wording an der ein oder anderen Stelle unterscheiden, sind wir in der Umsetzung sehr nah beieinander.

Das Fundament ist also echtes Teamwork. Wie geht ihr denn jetzt die einzelnen Etagen an?

Sebastian: Genauso… Unsere Konzepte bilden den Rahmen, legen die Eckpunkte und Wiedererkennungsmarken, also die Struktur für das gesamte Haus fest. Als Beispiel sei hier für Düsseldorf das Turmcafé genannt, welches die kleinen Teeküchen ablöst und mit Blick auf die Altstadt einen wunderbaren Pausenraum und zentralen Social Meeting-Point auf den Etagen schafft. Die Aufteilung der Etage wird dann im Rahmen der Designphase zusammen mit den Kolleg*innen vor Ort schrittweise erarbeitet.

Daniel: Richtig, wir folgen dem Konzept und bilden vor dem Umbau einer jeden Etage eine SPOC (Single Point of Contact) Gruppe, die alles zwischen der Projektgruppe und den Mitarbeitenden klärt und abstimmt. Das schafft kurze Wege und trotzdem eine größtmögliche Transparenz und Mitbestimmung.

Das heißt, dass alle Mitarbeitenden sich einbringen können?

Daniel: Auf jeden Fall. Neben einer moderneren Arbeitsausstattung geht es doch vor allem darum, dass wir uns als Mitarbeitende hier auch wohlfühlen und gerne ins Büro kommen. So haben wir auf unserer COM.UNITY-Plattform zum Einreichen von Ideen für das Erdgeschoss der Hauptverwaltung und die erste Etage der TDG eingeladen, die in Teilen mit in das weitere Konzept einfließen oder im Rahmen der Abstimmungsphase von allen Kolleg*innen bewertet wurden.

Ganz einfach mitgestalten:

Alle Mitarbeitenden können sich engagieren und die Zukunft mitgestalten! Die COM.UNITY zur Umgestaltung der Hautverwaltung sowie die COM.UNITY zur weiteren Gestaltung der TDG stehen allen offen. Jeder kann direkt auf „Der Community beitreten“ klicken – die Anfrage wird im Hintergrund automatisch genehmigt. Noch nicht in COM.UNITY? Einfach auf dem A-Desk auf COMU klicken, das Kleingedruckte lesen & bestätigen.

Das schaut doch schon sehr vielversprechend aus. Wie geht es denn nun weiter?

Daniel: In Duisburg wird in wenigen Tagen der Umbau der 4. Etage erfolgen, alle Vorbereitungen sind getroffen und die Möbel sind geliefert. Im Januar steht die 5. Etage auf dem Programm und danach werden wir uns um die erste Etage kümmern. Sie wird unsere neue New Work Area und bekommt Think Tanks, flexible Meeting Räume, eine große Tribüne und viel freie Fläche. Die erste Etage wird keine Arbeitsplätze beherbergen, sondern wird ein Ort der kreativen Zusammenarbeit, aber auch des persönlichen Zusammenkommens – ein echtes Highlight! Alle Mitarbeitenden aus Duisburg sind herzlich willkommen, aus dem HEP wie aus dem TAP.

Sebastian: Ab Dezember bieten wir in Düsseldorf bis voraussichtlich Ende Februar jeden Mittwoch ab 17 Uhr eine Führung durch unseren Showroom im Anbau auf der ersten Etage an (E1/K12). Eine Anmeldung ist nicht erforderlich, Teilzeitkräfte können bei Bedarf individuell einen Termin vereinbaren. So können sich alle Kolleg*innen einen Eindruck davon verschaffen, wie ihre Arbeitsumgebung zukünftig aussehen könnte. Im Januar starten wir in die Designphase für die erste Etage und parallel hierzu beginnen wir mit der Konzeption für das Erdgeschoss. Die Umbauarbeiten auf der zweiten Etage laufen noch bis Februar. Die weiteren Etagen schließen sich dann gemäß Projektplanung daran an. Insgesamt wollen wir in 2025 die Umbauphasen abgeschlossen haben.

Vielen Dank!

Übrigens passiert auch im Vertrieb einiges, auch wenn es hier natürlich andere Rahmenbedingungen gibt: In 2023 stehen elf Modernisierungen an, sechs Neueröffnungen und fünf Verlegungen. Außerdem werden dreißig Außenwerbeanlagen erneuert.